Il Registro nasce come strumento operativo di immediata e semplice compilazione. La “guida al corretto utilizzo” riporta la normativa vigente in materia e alcuni esempi pratici, utili a chiarire le problematiche rilevanti che il farmacista incontra nella registrazione delle movimentazioni relative alle sostanze e ai farmaci stupefacenti e agli obblighi sull’archiviazione della documentazione. I riferimenti al codice civile e al codice penale completano la guida con un riferimento agli aspetti sanzionatori.
Gli esempi di corretta compilazione illustrano con dovizia lo “scarico di stupefacenti scaduti”, la “chiusura di fine pagina”, il “proseguimento di pagina”, la “chiusura di fine pagina”, la “operazione di chiusura di fine anno”, gli “esempi di correzione”, la “dispensazione frazionata”, la “gestione della morfina”, la “gestione delle sostanze”.
Le note in Appendice, commentate dagli autori, offrono una completa e aggiornata linea di indirizzo su “conservazione e custodia”, “smarrimento”, “compilazione”, “sostanze scadute”, “compilazione in più pagine”, “chiusura di fine anno”, “tabulati meccanografici”, “correzioni”, “dispensazione frazionata”, “giacenza delle sostanze e scostamento delle quantità”.
Sotto il profilo grafico e tecnico il Registro, realizzato in conformità al modello approvato con decreto del Ministero della Sanità 20 aprile 1976, adotta, per l’intera pagina e le rispettive colonne, spazi tali da consentire un’agevole annotazione delle scritture; in particolare, la sezione dedicata alla data è integrata con campi riservati al giorno, al mese e all’anno e, per i righi riferiti al riporto, è prevista anche l’indicazione della provenienza e della destinazione.
Il numero di pagine riservate alla registrazione suggerisce implicitamente il rinnovo annuale del Registro, per limitare la conservazione della documentazione a cinque anni decorrenti dalla data dell’ultima registrazione. Le pagine non utilizzate dovranno essere anate con un tratto trasversale indelebile.